Regularização documental: o que é e quando buscar orientação jurídica

O que é a regularização documental

Regularização documental é o conjunto de providências que ajusta documentos e registros oficiais à situação real de um imóvel, de uma empresa ou de uma pessoa. Na prática, é o trabalho de fazer constar, nos órgãos competentes, aquilo que já existe de fato: o comprador que nunca registrou a escritura, a empresa cujo contrato social não acompanha mais a realidade dos sócios, a certidão com erro de grafia.

Os serviços de notas e de registro existem para garantir publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos (Lei nº 8.935/1994, art. 1º). Quando o documento não reflete a realidade, essas garantias ficam comprometidas, e a pessoa pode encontrar dificuldade para vender, financiar, partilhar ou comprovar o que é seu.

Regularização de imóveis

O ponto de partida é a diferença entre ter o título e ter o registro. Salvo disposição legal em contrário, a escritura pública é essencial à validade dos negócios que constituam, transfiram, modifiquem ou renunciem direitos reais sobre imóveis de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo vigente no País (Código Civil, art. 108). Mas os direitos reais sobre imóveis constituídos ou transmitidos por atos entre vivos só se adquirem com o registro do título no Registro de Imóveis, salvo os casos expressos no Código (art. 1.227), e a propriedade se transfere entre vivos mediante esse registro (art. 1.245).

Isso explica situações comuns: o imóvel comprado há anos continua na matrícula em nome do vendedor, ou de um falecido; a área construída não consta na matrícula; os dados do proprietário estão desatualizados. A Lei de Registros Públicos disciplina a retificação do registro imobiliário, inclusive a que se faz por requerimento ao próprio registro (Lei nº 6.015/1973, arts. 212 e 213). Cada hipótese tem requisitos próprios, e o caminho (administrativo ou judicial) depende do que precisa ser corrigido.

Em áreas urbanas ocupadas de modo informal, existe ainda a regularização fundiária urbana, a Reurb, instituída pela Lei nº 13.465/2017 (art. 9º). A usucapião, quando cabível, tem tratamento próprio e é abordada em página específica da área cível.

Regularização de empresas e sociedades

A pessoa jurídica de direito privado começa a existir com a inscrição do ato constitutivo no registro próprio (Código Civil, art. 45). O empresário e a sociedade empresária vinculam-se ao Registro Público de Empresas Mercantis, a cargo das Juntas Comerciais, e a sociedade simples ao Registro Civil das Pessoas Jurídicas (art. 1.150).

A regularização aparece quando o contrato social não acompanha mudanças como entrada e saída de sócios, alteração de endereço ou de atividade, ou quando é preciso reunir documentos para uma alteração, um encerramento ou uma operação com terceiros. A análise jurídica verifica o que consta nos registros, o que precisa ser alterado e em qual órgão o ato deve ser apresentado.

Registros pessoais e certidões

Certidões de nascimento, casamento e óbito podem conter erros de grafia, de data ou de filiação. A Lei de Registros Públicos prevê a retificação de registros civis, com hipóteses de correção por requerimento direto ao cartório e hipóteses que exigem decisão judicial (Lei nº 6.015/1973, arts. 109 e 110). A diferença depende da natureza do erro e das provas disponíveis.

Também é frequente a necessidade de atualizar o estado civil nos documentos, de regularizar a documentação para fins de herança ou de reunir certidões exigidas por órgãos públicos e instituições financeiras.

Documentos de herança e partilha

Quando o bem permanece em nome de quem faleceu, a regularização passa pelo inventário e pela partilha. Pelo Código de Processo Civil, havendo testamento ou interessado incapaz, procede-se ao inventário judicial (Lei nº 13.105/2015, art. 610, caput). Se todos forem capazes e concordes, o inventário e a partilha poderão ser feitos por escritura pública, que serve para qualquer ato de registro e para o levantamento de valores depositados em instituições financeiras (art. 610, § 1º). O tabelião somente lavra essa escritura se todas as partes interessadas estiverem assistidas por advogado ou por defensor público (art. 610, § 2º). Cada caso exige análise para saber se a via extrajudicial é possível.

Quando procurar um advogado

A orientação de um advogado costuma ser útil nas seguintes situações:

• o documento tem divergência de nome, área, data ou numeração que impede a venda, o financiamento ou a partilha;
• o imóvel foi adquirido, mas a matrícula continua em nome de outra pessoa;
• há exigência do cartório ou do órgão de registro que a pessoa não consegue cumprir sozinha;
• a empresa precisa alterar ou encerrar o registro e há dúvida sobre o órgão ou sobre os documentos necessários;
• existem herdeiros, sócios ou vizinhos cujo consentimento ou participação seja necessário;
• houve negativa do cartório ou da Junta Comercial e é preciso entender o motivo e as alternativas.

Consultoria e assessoria jurídicas são atividades privativas da advocacia (Lei nº 8.906/1994, art. 1º, II). A análise é sempre individual: a lei oferece mais de um caminho em muitos casos, e a escolha depende dos documentos e dos fatos.

Documentos para separar

A lista varia conforme o caso. Como ponto de partida, vale reunir:

• documentos pessoais (identidade, CPF, comprovante de endereço, certidão de estado civil);
• escritura, contrato de compra e venda, recibos e outros títulos do bem;
• matrícula atualizada do imóvel e certidões negativas ou de ônus, quando houver;
• guias e comprovantes de tributos do imóvel, como o IPTU;
• contrato social, alterações, cartão de CNPJ e atas, no caso de empresas;
• certidões de nascimento, casamento ou óbito que contenham o erro ou sejam necessárias ao pedido;
• exigências escritas do cartório, da Junta Comercial ou de outro órgão, se já houve tentativa de registro;
• qualquer documento que comprove a situação de fato (comprovantes de pagamento, plantas, fotografias, correspondências).